1. Iako je pitanje vjerojatno preuranjeno jer još nisu potpisani programski ugovori, svejedno bih se rado raspitala o proceduri priključivanja asistenata na NPOO projekte. Naime, u projektnoj prijavi svog projekta predvidjela sam mladu osobu / asistenta-icu koja će se zaposliti s 1. listopada na Katedri za ruski jezik Odsjeka za istočnoslavenske jezike i književnosti. U međuvremenu je na to mjesto zaposlena osoba, pa bi me zanimalo što treba napraviti da ona bude priključena projektu pod svojim imenom i prezimenom.
O svim izmjenama istraživačkog tima nužno je obavijestiti MZOM, ali izmjene prvo moraju proći nadležno fakultetsko tijelo. Upute za izmjene bit će dostavljene voditeljima.

2. Jos bih Vas samo ljubazno molila informaciju koji se datum racuna kao sluzbeni pocetak projekta?
Službeni datum početka projekta je 1. listopad 2025.

3. Cijenjene i cijenjeni, dobar Vam dan. Danas je stigla obavijest o šifri mjesta troška, pa me zanima znači li to da je s potpisivanjem programskih ugovora ujedno potpisan početak npoo-a ili je to zasebna procedura? Koliko sam shvatio to su odvojene stvari koje su trebale početi u isto vrijeme, ali ako nije tako, brine me ideja da je projekt službeno počeo 1. 10., a nije mogao, to znači da je prva godina iznimno kratka.
Službeni datum početka projekta je 1. listopada 2025. Prva godina projekta traje do 30. rujna 2026.

4. Molim pojašnjenje za upis projekta u CRORISU.
Kako evidentirati vanjskog suradnika na projektu iz inozemstva? – CRORIS ne dopušta unos osobe koju “ne prepoznaje” kao pred-evidentiranu (npr u slučaju suradnika koji je nije hrv. državljanin, nego radi na inozemnoj sveučilišnoj ustanovi).
Kako evidentirati instituciju vanjskog suradnika u Crorisu? Sustav ne dopušta unos podataka za takvu osobu. Npr. vanjski suradnik je s neke od Akademija u sastavu SuZ, a u sustav je moguće unesti isključivo instituciju voditelja projekta (u našem slučaju unijela sam FF iako je vanjski suradnik s Akademije); isto pitanje odnosi se na vanjskog suradnika koji radi na inozemnoj instituciji.
Koju šifru evidentirati kao šifru projekta?
Prema podacima s mrežne stranice CroRIS-a: „CroRIS je sustav koji prvenstveno služi kao baza podataka koja okuplja podatke povezane s članovima hrvatske akademske i istraživačke zajednice. Stoga se osobe zaposlene na inozemnoj instituciji ne pridružuju zapisima u CroRIS-u. (navesti izvor i pod navodnike citat).
Ako to želite, možete strane suradnike navesti u opisnom dijelu projekta.
Kao šifru projekta unijeti šifru mjesta troška.

5. Što je potrebno napraviti da se promijeni status kolegice koja je u trenutku prijave projekta bila zaposlena na vanjskoj instituciji (pa je u projektu navedena kao vanjska suradnica), a od 6. listopada 2025. je zaposlena kao asistentica na Filozofskom fakultetu?
Članica projektnog tima može redovno sudjelovati u aktivnostima projekta, a izmjenu toga tipa navest ćete u obrascu koji ćemo uskoro učiniti dostupnim.

6. Molim vas pojašnjenje za sljedeću potrebu. Dodali bismo jedan trošak u prvu projektnu godinu. Taj je stavka/trošak već predviđen za 2., 3. i 4. projektnu godinu, no otvorila se potreba da ga imamo i u 1. godini. Budući da je riječ o manjem iznosu (do 450€), taj bismo novostvoreni trošak pokrili razlikom nakon plaćanja drugih stavaka unutar iste kategorije troška te unutar iste projektne godine. Posrijedi je prenamjena manja od 25%. Je li za takvu promjenu potrebno zatražiti odobrenje fakultetskog odbora?
Manje (kvantitativne) izmjene unutar iste kategorije troška načelno su dozvoljene, a o točnoj proceduri izmjena obavijestit ćemo voditelje naknadno.
Osim toga, u provedbi NPOO projekata svi se članovi projektnog tima moraju pridržavati fakultetskih Procedura u poslovanju, no usto za NPOO projekte svaki trošak mora biti jasno poveziv s odobrenim radnim i financijskim planom. Stoga upućujemo voditelje NPOO projekata da se u opisima troškova (npr. u molbi za izdavanjem narudžbenice ili drugim dokumentima koji predviđaju opis troška) jasno referiraju na konkretne stavke iz odobrenog financijskog i radnog plana.

7. U sklopu odobrenoga projekta (NPOO) dogovoram gostovanje vanjske suradnice za projektu. Kolegica bi u Zagreb iz Beča došla negdje na proljeće sljedeće godine, a ako bismo imali dovoljno novca, pozvali bismo i kolegicu iz Ljubljane u isto vrijeme. No zanima me konkretno što smijemo, a što ne smijemo platiti kolegama iz inozemstva (a koji su ujedno i suradnici na projektu).
Trošak avionske karte ili trošak dolaska vlastitim automobilom (kolegica još nije javila kako bi putovala). Ako je trošak karte, tko je kupuje? Tko otvara putni nalog? Ako kolege putuju automobilom, kakav je onda postupak?
Putne naloge otvara voditelj projekta. Procedura izdavanja i obračunavanja putnog naloga nalazi se na web stranici Procedura u poslovanju.

Ako je riječ o dolasku na aerodrom u Zagrebu, smiju li kolege do hotela putovati Uberom pa da im se to onda refundira?
Smiju, ako ste u svom financijskom planu predvidjeli takav trošak. Refundirati se može isključivo prijevoz taksijem od zračne luke do smještaja u kojem će suradnik odsjesti te obrnuto.

Imaju li kolege pravo na dnevnice i u kojem iznosu?
Ako ste u svom financijskom planu predvidjeli trošak dnevnica, onda kolege imaju pravo na istu. Iznos dnevnice za Republiku Hrvatsku je 30 eura.

Smijemo li ih odvesti na ručak ili večeru? Imamo predviđene troškove održavanja sastanaka radne skupine pa to možemo objediniti, samo nas zanima jesu li to prihvatljivi troškovi.
Ako ste u svom financijskom planu predvidjeli sredstva koja bi pokrila ručak ili večeru, u tom slučaju je to prihvatljivi trošak. Svaki nastali trošak na projektu treba biti poveziv s financijskim i radnim planom.

8. Nisam siguran je li dobro naveden izvor financiranja jer u padajućem izborniku nije bilo mogućnosti odabira NPOO-projekta.
Molim vas da javite ako nešto nije u redu i treba izmijeniti.
Također, nisam vidio mogućnost dodavanja dvoje stranih vanjskih suradnika. Treba li ih dodavati i ako da, kako?
Pri izradi zapisa u CroRIS-u za NPOO projekt 1) odabrati vrstu financijera „Inozemni – zaklade, agencije i druga tijela“, 2) odabrati Financijera „Europska unija“. Nakon toga – Vrsta financiranja: „kompetitivno projektno financiranje“, program: NextGenerationEU, Poziv za natječaj: Poziv za financiranje institucionalnih istraživačkih projekata financiran iz izvora 581 – Mehanizam za oporavak i otpornost
Prema podacima s mrežne stranice CroRIS-a: „CroRIS je sustav koji prvenstveno služi kao baza podataka koja okuplja podatke povezane s članovima hrvatske akademske i istraživačke zajednice. Stoga se osobe zaposlene na inozemnoj instituciji ne pridružuju zapisima u CroRIS-u. (navesti izvor i pod navodnike citat).
Ako to želite, možete strane suradnike navesti u opisnom dijelu projekta.
Kao šifru projekta unijeti šifru mjesta troška.

9. Na što treba paziti prilikom plaćanja računa za troškove koji su uključeni u službeni financijski plan NPOO-projekta, tj. koji podatci nužno trebaju biti uključeni u račun da bi se mogao refundirati / platiti projektnim sredstvima?
U provedbi NPOO projekata svi se članovi projektnog tima moraju pridržavati fakultetskih Procedura u poslovanju, no osim toga za NPOO projekte svaki trošak mora biti jasno poveziv s odobrenim radnim i financijskim planom. Stoga upućujemo voditelje NPOO projekata da se u opisima troškova (npr. u molbi za izdavanjem narudžbenice ili drugim dokumentima koji predviđaju opis troška) jasno referiraju na konkretne stavke iz odobrenog financijskog i radnog plana. Račun treba glasiti na Filozofski fakultet (naziv ustanove, OIB, adresa).

10. Imam pitanje vezano uz procedure poslovanja. Vrijede li uobičajena procedure u poslovanju ili ćete objaviti posebnu stranicu vezano za NPOO projekte. Bilo bi dobro i znati točan datum početka projekta zbog upisa projekta u CRORIS.
Datum početka projekata jest 1. listopada 2025. U provedbi NPOO projekata svi se članovi projektnog tima moraju pridržavati fakultetskih Procedura u poslovanju, no osim toga za NPOO projekte svaki trošak mora biti jasno poveziv s odobrenim radnim i financijskim planom. Stoga upućujemo voditelje NPOO projekata da se u opisima troškova (npr. u molbi za izdavanjem narudžbenice ili drugim dokumentima koji predviđaju opis troška) jasno referiraju na konkretne stavke iz odobrenog financijskog i radnog plana.

11. Na NPOO projektu smo predvidjeli rad studenata na unosu podataka. Javljaju mi se i studenti koji nisu s FFZG-a.
Je li moguće i njih zaposliti – i koja je procedura?
Moguće je zaposliti studente koji nisu s Filozofskog fakulteta. Pri angažiranju takvih studenata vrijede ista pravila kao i pri angažiranju studenata s Filozofskog fakulteta. Opis procedura sklapanja ugovora za studentski rad nalazi se na sljedećoj poveznici: Procedura sklapanja, evidencije i isplate ugovora za obavljanje studentskog posla i Zahtjev za sklapanje ugovora o studentskom poslu i Potvrda obavljenog studentskog posla.

12. S obzirom na to da naš projekt zahtijeva odobrenje Etičkoga povjerenstva, zanima nas je li zahtjev potrebno zatražiti od fakultetskog povjerenstva ili ga je dovoljno uputiti na razini Odsječkog povjerenstva? Pritom, voditeljica projekta članica je i odsječkog etičkog povjerenstva, te bi u tom konkretnom predmetu trebala biti izuzeta?
Potrebno je tražiti odobrenje fakultetskog etičkog povjerenstva. U tom slučaju niste u sukobu interesa.

13. Što se internetskih stranica projekta tiče, postoje li neki formalni naputci o samoj stranici (broj znakova, rubrike i sl.) ili je to proizvoljno?
Što se internetske stranice tiče, molimo Vas da se vodite stavkom 8. Poziva – Informiranje i vidljivost.

14. Vezano uz rebalans, mogu li se sredstva “prelijevati” iz jedne kategorije troška u drugu (npr. ako se za troškove istraživanja ne potroši predviđen iznos, može li se prebaciti u troškove diseminacije)? Pritom, jesu li ta prelijevanja moguća samo unutar jedne projektne godine ili se mogu prenositi u sljedeću?
U stavci 4. Poziva na stranici 9. stoji: Tijekom razdoblja provedbe projekta (48 mjeseci) dozvoljeno je realociranje financijskih sredstava u okviru pojedinih kategorija u financijskom planu do granice od najviše 25%. Detaljnije odredbe vezane uz izmjene proračuna navedene su u poglavlju 7. Provedba projekta.
Realokacija financijskih sredstava može ići do maksimalno definiranih udjela pojedinih kategorija troškova.

15. Ako se poveća broj planiranih odlazaka na konferencije, ali ukupna financijska sredstva za odlaske na konferencije ostanu nepromijenjena, treba li tražiti izmjenu radnog i financijskog plana (u dijelu u kojem je napisan broj izlaganja na konferencijama)?
Ne treba se tražiti odobrenje a) ako izmjene ne utječu na financijski plan projekta, b) ako izmjene ne znače smanjenje programskih pokazatelja rezultata projekta koje ste naveli u radnom planu.

16. Može li istraživački tim otići na konferenciju s jednim radom ili je za financiranje potrebno da svaki financirani istraživač ima jedno izlaganje (definira li broj ljudi koji idu na istu konferenciju broj radova koje je na konferenciji potrebno izlagati)? Je li uopće dopušteno financiranje odlaska više suradnika na istu konferenciju?
Ako su u financijskom planu predviđeni odlasci na konferencije, pri čemu je u Vašem radnom planu kao pokazatelj rezultata projekta naveden broj održanih izlaganja, voditelj smije na svoju odgovornost alocirati sredstva za tu aktivnost i za one suradnike koji ne održavaju izlaganja, no pri izvještavanju jedini su prihvatljivi pokazatelji rezultata projekta broj održanih izlaganja.

17. Ako se na istoj konferenciji održi veći broj izlaganja, računa li se svako izlaganje kao zaseban rezultat projekta (je li ono što se broji broj izlaganja na konferenciji ili broj konferencija)?
Ako ste u radnom planu kao pokazatelje rezultata projekta naveli „održana izlaganja na znanstvenim konferencijama”, računa se svako održano izlaganje.

18. Mogu li se uz projekt vezati ishodi koji nisu planirani, a ne zahtijevaju dodatna financijska sredstva (smije li projekt isporučiti više ishoda od planiranih i financijski podržanih)?
Smiju se navoditi dodatni rezultati koji nisu planirani u radnom planu, ključno je da ne dođe do smanjenja programskih pokazatelja rezultata projekta.

19. Kad će krenuti nabava računalne opreme?
Voditelji će biti obaviješteni o nabavi računalne opreme.

20. Strani istrazivaci koji su suradnici na projektu ne mogu se u CRORIS-u povezati s projektom – je li u redu da budu izostavljeni ili ce se taj problem nekako sustavno rijesiti?
U redu je da budu izostavljeni jer sustav CroRIS nema mogućnost unosa stranih istraživača. Ako to želite, strane istraživače možete navesti u opisnom dijelu projekta.

21. Obzirom da sredstva za projekte nisu još uplaćena, a projekti su po kalendaru započeli (uz predviđene aktivnosti), mogu li se platiti neki troškovi predviđenih istraživanja pa kasnije tražiti refundacija kada se sredstva uplate?
Već sada možete platiti troškove preko mjesta troška koji Vam je dodijeljen te neće biti potrebe za refundacijama. upućujemo voditelje NPOO projekata da se u opisima troškova (npr. u molbi za izdavanjem narudžbenice ili drugim dokumentima koji predviđaju opis troška) jasno referiraju na konkretne stavke iz odobrenog financijskog i radnog plana.

22. Možete li molim vas poslati engleske verzije izjava o financiranju aktivnosti i radova na NPOO projektima, budući da zasad imamo samo hrvatsku verziju (str. 18 Poziva).
Izjava je dostupna na poveznici.

23. Kako pratiti projekt za potrebe revizije, treba li praćenje biti ujednačeno za sve voditelje?
Ujednačeni obrasci za praćenje provedbe projekta u ovom trenutku ne postoje, no napominjemo svim voditeljima da su i sami dužni voditi sustavnu evidenciju tijeka vlastitog projekta, što uključuje i pridržavanje radnog i financijskog plana, praćenje nastalih troškova i povezivanje troškova sa stavkama plana, čuvanje računovodstvene dokumentacije za potrebe revizije i izvještavanja i sl.

24. Molila bih vas informaciju o tome gdje naći i uzeti logo EU Next Generation koji bismo trebali stavljati na naše prezentacije.
Logo možete preuzeti s poveznice na stranici 19. Poziva ili sa stranice Korisne poveznice.